Что такое СЭД? Системы электронного документооборота - обзор

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
• электронный архив документов
• согласование и утверждение ОРД
• контроль исполнения документов и поручений
• автоматизация договорного процесса
• библиотека регламентов управленческих процедур
• оформление командировок
• организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
• система контроля выполнения должностных инструкций

2016. СЭД ТЕЗИС вошла в Реестр инновационных продуктов Российской Федерации

Cистема управления документами и задачами ТЕЗИС включена в Реестр инновационных продуктов (РИП), технологий и услуг, рекомендованных к использованию в Российской Федерации. Согласно экспертному заключению, продукт ТЕЗИС соответствует технологическим трендам отрасли электронного документооборота и обладает существенной технологической и потребительской новизной, а также отличающими признаками, обеспечивающими ей конкурентоспособность в своей отрасли среди других аналогичных продуктов. Более того, экспертная комиссия Фонда содействия развитию малых форм предприятия в научно-технической сфере пришла к выводу, что система ТЕЗИС является инновационным продуктом мирового уровня, имеющим существенные конкурентные преимущества по сравнению с зарубежными аналогами.

2016. Топ-10 СЭД/ECM систем по количеству проектов в России (TAdviser, 2015)

Аналитический центр TAdviser опубликовал рейтинг СЭД/ECM-систем в России по количеству внедрений (с 2005 по 2015 год). По данным TAdviser, система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, опережает конкурентов по количеству реализованных проектов. В основном, эту систему внедряют в государственном секторе. А вот SharePoint оказался аж на 9 месте. Главными тенденциями российского рынка СЭД/ECM-систем, по мнению аналитиков, являются импортозамещение, масштабирование и перевнедрение систем, а также внедрение мобильного интерфейса решений. Кроме того, участники рынка в числе главных трендов последних лет называют облачные СЭД/ECM-системы и open-source решения.

2016. Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо

Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо версии 7.3. В релиз вошли более 15 значимых изменений, которые расширяют возможности пользователей по согласованию, поиску и хранению документов и автоматизируют их с помощью QR-кода. Во всех модулях новой версии реализована функция поиска документа по QR-коду и расширен список документов, в которые можно проставить QR-код и штамп. Новое меню и новые функции для администраторов системы делают настройку свойств и управление документами и ролями пользователей в ЭСКАДО более простыми и эргономичными. В релизе 7.3. улучшен адаптивный вариант веб-интерфейса, который подстраивается под размеры экрана, и изменен дизайн карточки документа для печати. Работа c документами также улучшена через механизм создания версий документа. С версии 7.3 все новые пользователи, а также пользователи, восстановившие или продлившие подписку и поддержку ЭСКАДО, получают веб-клиент и мобильный клиент ЭСКАДО бесплатно.

2015. 1С:Документооборот 8 2.0 стал удобнее, быстрее, эффективнее

Фирма "1С" выпустила версию 2.0 системы "1С:Документооборот 8". Это стало самым значимым шагом в развитии продукта за всю его историю. Версия 2.0 содержит множество новых инструментов для повышения эффективности управления документами, процессами и проектами. Улучшенный интерфейс, гибкость настроек, расширенный функционал системы сделают работу пользователей более удобной, динамичной и оперативной. В числе основных новшеств: фирменный интерфейс "Такси", повышенная скорость работы, новые возможности для совместной работы пользователей, таких как почта, процессы, задачи, календари, упрощенное формирование документов, новый "рабочий стол", новые возможности для создания проектных задач. Редакция 2.0 "1С:Документооборот" разработана на новейшей версии 8.3 платформы "1С:Предприятие" и задействует все заложенные в ней возможности. Приложения для работы с "1С:Документооборот" на планшете или мобильном телефоне доступны на AppStore и Google Play.

2011. СЭД или ЕСМ что выбрать?

А не автоматизировать ли нам нашу работу? – вот она – гениальная мысль, которая родилась в голове нашего нового клиента! Проанализировав предложения на рынке, он уже разговаривает с нашим менеджером и требует коммерческое предложение на СЭД или ECM – неважно - главное, чтобы работало. Но здесь нужно учесть множество критериев: цели, задачи, потребности клиента. Опираясь на опыт внедрения различных систем, попытаемся сравнить по различным параметрам внедрения СЭД и ЕСМ-системы. В первую очередь необходимо определить цель внедрения системы автоматизации. Если в организации необходимо автоматизировать делопроизводство и документооборот, то речь идет о внедрении СЭД. Тогда как управление всеми информационными ресурсами предприятия под силу лишь ЕСМ – системе.

2006. Системы электронного документооборота: критерии выбора

С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. Рассмотрим наиболее значимые критерии выбора системы электронного документооборота (СЭД).

2002. Технологии электронного документооборота

Для того чтобы в современном мире оставаться на месте, надо быстро бежать. Но скорости все увеличиваются. Что делать? Совсем не очевидно, что спасение в системе электронного документооборота, однако полезно рассмотреть типичные симптомы проблем, решению которых он поможет. Где можно найти письмо, которое вы высылали примерно год тому назад кому-нибудь из контрагентов? Хорошо, если у вас есть секретарь, который хранит все бумаги в порядке. А если нет? Попробуйте теперь выяснить, какой объем занимает архив бумажных документов, который вы вынуждены хранить, и сколько ресурсов ежемесячно уходит на его поддержку? Или подумайте над тем, как часто вашей организации приходится терпеть плохого сотрудника только потому, что он многое знает, и передача дел новому сотруднику может привести к большим потерям?

Развитие экономики ставит перед руководством предприятий и организаций любой формы собственности задачу по автоматизации делопроизводства, организации документооборота и созданию систем управления документами (СУД).
Системы электронного документооборота (СЭД) включают инструменты, позволяющие:

1. создавать документы;
2. обрабатывать документы;
3. тиражировать документы;
4. доставлять документы;
5. осуществлять хранение документов;
6. контролировать выполнение поручений;
7. создавать средства организации совместной работы
8. архивировать документы.

На практике СУД и СЭД обычно объединяются в рамках единой системы, называемой системой автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД), на которую существует устойчивый спрос на рынке программного обеспечения. На рынке России представлено более 10 САДЭД, отличающихся друг от друга по многим параметрам: стоимости владения (в том числе необходимости приобретения и поддержки дополнительного ПО - например, базы данных), наличию основных и дополнительных функций и т.д. Требования потребителей: минимальные затраты на внедрение, администрирование и поддержку таких систем, возможность адаптации приобретаемых САДЭД под специфические требования конкретной бизнес-сферы.
Такие системы должны позволять осуществлять управление документооборотом как по функциям, так и по процессам в организации. САДЭД способны поддерживать либо стандарт DMS (documents management system - система управления документами), либо стандарт Workflow (автоматизация документопотоков).
Рынок программных средств в рассматриваемой сфере включает:

• программные продукты, направленные на автоматизацию документооборота - электронные канцелярии (Дело, Золушка, LanDocs);
• программные продукты на основе Lotus Notes (Company Media, Босс-референт);
• программные платформы для создания собственных решений (Documentum, Hummingbird);
• готовые решения на основе собственных программных платформ (DocsVision, Директум, Оптима, Евфрат).

Внедрение СЭД не позволяет полностью отказаться от бумажных документов из-за регламентов действующего законодательства, например, бухгалтерские документы во многих случаях должны быть обязательно продублированы на бумажных документах. Внедрение технологий безбумажного документооборота увеличивает расход бумаги при выводе различных отчетов, которые позволяет создавать СЭД.
САДЭД должна включать модули защиты информации и удаленного доступа к ней, обеспечивающие надежное администрирование системы:

• архивацию и резервное копирование;
• антивирусную защиту и защиту от несанкционированного доступа;
• поддержку электронной цифровой подписи и шифрования данных;
• поддержку удаленных пользователей и удаленного администрирования.

Обеспечение сохранности данных средствами САДЭД и доступа к исполненным документам является важной функцией для отказоустойчивости системы безбумажного документооборота и организации полнофункционального поиска по всем документам предприятия. Интеграция с системами антивирусной защиты для отказоустойчивости САДЭД, возможность осуществления групповых политик безопасности предприятия, контроль доступа к базам данных системы электронного документооборота, разграничение доступа, готовые шаблоны доступа, сформированные под цели конкретных подразделений (отдел кадров, бухгалтерия и т.п.), средства удаленного доступа и удаленного администрирования САДЭД позволяют использовать веб-технологии документооборота.
Важным требованием к САДЭД является минимизация тотальной стоимости владения. При выборе такой системы важны используемая система управления базами данных (СУБД), а также средства разработки. Для минимизации затрат следует строить САДЭД на уже имеющемся лицензионном ПО. Помимо минимизации стоимости приобретения, внедрения такой подход позволит привлекать специалистов предприятии к разработке САДЭД, интегрировать ее в корпоративную ИТ-среду. Затраты на обучение специа
листа при этом могут быть исключены из тотальной стоимости внедрения и владения САДЭД. Аналогично для распространенных СУБД проще найти разработчика и готовые решения по адаптации ПО в конкретную сферу деловой активности.
При выборе САДЭД анализ основных поставщиков должен со- четатся с демонстрационным показом возможностей систем и их сравнительным анализом. Поставщики САДЭД внедряют и настраивают конфигурации системы под конкретные цели предприятий и организаций, применяя готовые решения.
При выборе САДЭД необходимо учитывать следующие аспекты.

1. Соответствие набора функций САДЭД требованиям пользователя: функциональность и фактор «цена-качество», сложность системы и исключение функций, применение которых маловероятно, излишняя простота, которая потребует дополнительных инвестиций на необходимые модули.
2. Распространенность ПО на рынке (прежде всего на региональном).

Срок присутствия той или иной САДЭД на рынке указывает на ее распространенность, наличие специалистов, а также возможность поддержки работы системы, устранение ошибок, наличие подробной технической документации (в том числе от сторонних экспертов), уменьшение тотальной стоимости внедрения и владения системой.

1. Наличие готовых решений и конфигураций в бизнес-сфере предприятия (организации) - заказчика САДЭД. Различные бизнес- сферы (строительство, здравоохранение и т.д.) имеют свои специфические особенности, которые потребуют адаптации САДЭД. При наличии у разработчиков (дистрибьюторов) готовых решений можно значительно сэкономить на адаптации.
2. Используемые инструменты (СУБД). При наличии лицензионного ПО для работы с СУБД целесообразно использование единой платформы для формирования ИТ-среды предприятия (организации). Улучшить ТСО поможет использование программных продуктов с открытым кодом (open-source).
3. Необходимость приобретения дополнительных модулей и дополнительных пользовательских лицензий. Производители ПО обычно включают в базовый пакет ограниченное число пользовательских лицензий. При подключении новых пользователей может возникнуть необходимость приобретения дополнительных лицензий. Некоторые модули (например, веб-доступ, полнотекстовый поиск и т.п.) могут быть доступны в качестве опций.
4. Необходимость дополнительного обучения для использования, поддержки и администрирования. Программные продукт и САДЭД
   требует переодически актуализации знаний специалистов по внедрению и поддержке повышению сложности системы, ее избыточности, развитию справочников. При недостаточной подготовке персонала это вызывает противодействие со стороны пользователей. Заполнение большого количества справочников требует привлечения сотрудников ИТ-службы. Администраторы системы должны заниматься только функциями администрирования!
5. Удобство интерфейса и организация удаленной работы. Интуитивная понятность и простота интерфейса позволит преодолеть противодействие пользователей внедрению САДЭД на начальном этапе. Возможность получения доступа к системе не только из головного офиса во многих случаях упростит работу пользователей САДЭД предприятия (организации).

Окончательное решение о приобретении и внедрении той или иной системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота лежит в сфере персональной ответственности администрации предприятия и руководителя ИТ-службы.
Представленные на российском рынке фирмы - разработчики программного обеспечения для автоматизации делопроизводства и организации электронного документооборота приведены в табл. 6.4.
Таблица 6.4. Основные программные продукты для СУД и СЭД

Программный продукт	Разработчик	Страница в Интернете
Directum	Directum	http://www.directum.ru
DocsVision	Digital Design	http://www.docsvision.com/
LanDocs	Ланит	http://www.landocs.ru
NauDoc	Naumen	http://www.naudoc.ru
OfficeMedia	Интертраст	http://www.intertrust.ru
OPTIMA-Workflow	OPTIMA	http://www.optima-workflow.ru
Босс-Референт	Ай-Ти	http://www.boss-referent.ru
Дело	ЭОС	http://www.eos.ru
Евфрат-документо- оборот	Cognitive Technologies	http://www.evfrat.ru
Электронная канцелярия «Золушка»	НТЦ ИРМ	http://www.mdi.ru/
Эскадо	Интерпроком ЛАН	http://www.interprocom.ru

Ниже приведены описания указанных систем с анализом их возможностей.

Directum - это система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, соответствующая концепции ECM (Enterprise Content Management). Создатели системы придерживаются стандарта Workflow с достаточной избыточностью, целью которой является автоматизация работы, прежде всего канцелярии и секретариата предприятия (организации): согласование документов, контроль исполнения по процессам, требующим взаимодействия подразделений и руководства, подготовку совещаний. Основными модулями системы являются:

• управление канцелярией: регистрация входящих и исходящих документов в соответствии с действующими требованиями, ведение номенклатуры дел, контроль рассылок, исполнения и маршрутов бумажных документов;
• управление электронными документами: создание и хранение документов в различных форматах, организация полнотекстового поиска, контроль версий документов, назначение прав доступа к документам, поддержка ЭЦП;
• управление деловыми процессами: поддержка создания документов и контроль исполнения документов; организация взаимодействия между подразделениями (по функциям и по процессам); маршрутизация документов;
• управление совещаниями: организация коллективной работы по подготовке совещаний, формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений;
• управление отношениями с клиентами (CRM): ведение единой базы клиентов, планирование переговоров, сопровождение процесса продаж и маркетинговых мероприятий.

Демонстрационную версию можно скачать с сайта компании.
Для удобства пользования в распределенных организациях (компания с филиалами т.п.) имеется встроенное решение по репликации. Удаленные пользователи могут получать доступ к системе с помощью веб-сервисов.
В качестве средства разработки применяется инструмент IS-Buil- der, использующий встроенный язык программирования, позволяющий осуществлять модификацию и разработку новых карточек электронных документов, справочников и отчетов. Система может интегрироваться в ИТ-среду предприятия.
В качестве средства автоматизации делопроизводства система Directum позволяет осуществлять регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК) (рис. 6.13), осуществлять контроль местонахождения бумажного документа. Кроме этого существует возможность осуществления контроля за исполнением поручений.

После регистрации входящий документ проходит обычные для традиционной системы делопроизводства этапы рассмотрения руководством, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. Дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала. В зависимости от стиля работы руководителя документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде. На основании резолюции, вынесенной руководителем, документ может быть поставлен на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков.
Система Directum имеет широкие возможности для сопровождения деловых процессов. Маршруты документов могут задаваться как стандартные, т.е. формируемые по шаблонам, так и произвольные для специфических процессов. Существует возможность мониторинга загруженности подразделений поручениями в рамках деловых процессов организации. Типовые маршруты настраиваются с помощью специального редактора. Для удобства контроля за движением документов и исполнением поручений существует возможность задания сроков уведомлений.

Для подготовки совещаний существует возможность планирования повестки средствами системы. По результатам может быть подготовлен протокол по единому шаблону, решения которого контролируются в рамках системы исполнения документов. Средства Directum позволяют провести совещание без реального присутствия сотрудников и принять решения методом опроса (с использованием ЭЦП).
Интегрированные возможности использования в качестве средства CRM позволят автоматизировать работу подразделений по реализации продукции и маркетингу, сэкономив на приобретении дополнительного ПО.
Организация хранения документов основывается на размещении всех документов в едином информационном пространстве баз данных SQL-сервера, что упрощает организацию совместного доступа к документам, созданным на компьютерах пользователями. Это также существенно расширяет возможности поиска по электронным документам (рис. 6.14).
САДЭД Directum также имеет широкие возможности интеграции с пакетом приложений Microsoft Office, что позволяет прямо из
приложения отправлять документ на согласование, просматривать историю работы с документом, связанные документы, а также вставлять поля из карточки электронного документа в текст. Интеграция с Microsoft Outlook дает возможность быстро и просто сохранять электронные письма в системе Directum, пересылать их для просмотра и исполнения.
Кроме того, существует мощный механизм контроля версий документов, позволяющий хранить множество версий документов. В результате появляется возможность просмотреть историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и в случае необходимости вернуться к любой из версий.
Конфиденциальность документов, хранящихся в системе Directum, обеспечивается посредством настройки прав доступа на каждый документ или папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа). Шифрование электронных документов позволяет дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор». Шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя, так и установкой обычного пароля. ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет интегрировать систему Directum с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФАПСИ (ФСБ).
Для работы системы необходимо приобрести также Microsoft SQL Server.
DocsVision позволяет осуществлять управление документами и деловыми процессами на предприятии и в организации. Программная платформа включает в себя два основных модуля:

• модуль «делопроизводство», позволяющий автоматизировать функции, связанные с делопроизводством и процессы, связанные с движением документов;
• модуль «управление процессами», нацеленный на поддержку бизнес-процессов на основе концепции workflow в соответствии со стандартами ISO 9001:2000.

DocsVision имеет широкие возможности интеграции с другими программными продуктами, связанными с автоматизацией управления предприятием и документационным обеспечением управления: 1С Предприятие, Microsoft Axapta, Microsoft SharePoint, Microsoft Office, Active Directory.
При установке серверной части сразу организуется веб-доступ к системе. Кроме того, для организации работы удаленных подразделений существует модуль репликации данных между удаленными и основным серверами.

Модуль «Делопроизводство» построен на базе платформы DocsVision, в связи с чем работа пользователя в приложении осуществляется с помощью основного инструмента платформы (Навигатора) и ее объектов (папок и представлений), описанных в документе Руководство по платформе DocsVision. Основу приложения составляют следующие объекты (детальное описание этих объектов приводится в последующих подразделах руководства):

• карточки документов, содержащие соответствующие поля и позволяющие регистрировать документы следующих типов: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; архивные документы;
• карточки файлов, содержащие описание файла и позволяющие редактировать файлы в приложениях в соответствии с их форматом, а также упрощающие включение файлов в карточки документов;
• процессы, позволяющие автоматизировать некоторые операции делопроизводства;
• шаблоны процессов, упрощающие описание и запуск новых процессов;
• справочники, содержащие разнообразную внутриорганизаци- онную информацию;
• дополнительные справочники:
• настройки делопроизводства, содержащие данные о дополнительных настройках (в частности, обеспечивающих шифрование и подписание электронных документов, настройки сканирования по умолчанию, список пользователей, которым разрешен доступ ко всем полям карточек, и др.);
• сканирование штрихкодов, обеспечивающее потоковое сканирование большого объема документов с последующим разбиением полученного графического файла на отдельные документы и прикрепления их к соответствующим карточкам документов;
• бизнес-календарь, позволяющий рассчитывать рабочее время для сотрудников, имеющих как стандартный рабочий график, так и какой-либо специфический (например, скользящий);
• сообщение;
• карточка согласования;
• карточка задачи.

В соответствии с функциональной моделью предприятия создается иерархия папок для подразделений (рис. 6.15). Для удобства администрирования вносятся развернутые учетные данные на каждого сотрудника. Необычной функцией является задание в учетных

данных пользователя склонения его фамилии, имени и отчества во всех падежах для дальнейшего использования в системе.

Настройки ЭЦП также имеют особенности: существует возможность заменить подпись руководителя подписью замещающего его ответственного работника (временно или постоянно) в соответствии с внутренней субординацией. Права доступа к общим папкам задаются непосредственно через интерфейс операционной системы.
Для синхронизации с бумажной канцелярией в системе существует параллельное ведение номенклатуры дел с электронной регистрацией документов. В структуре DocsVision существует возможность аналогично обычной номенклатуре дел вести учет физического нахождения документов, включая регистрацию названия, располо-

жения документа, даты создания, срока хранения (с возможностью напоминания о необходимости списания или сдачи в архив), количества томов, индекса и другие операции (рис. 6.16).

Для организации электронного документооборота в модуле «Делопроизводство» предусмотрены следующие типы карточек:

• входящий документ - для работы с документом с типом потока «входящий»;
• исходящий документ - для работы с документом с типом потока «исходящий»;
• внутренний документ - для работы с документом, который имеет хождение внутри организации, например внутренним распоряжением;
• архивный документ - для регистрации документа, хранящегося в архиве;
• карточка файла - создается для хранения и использования файла в системе DocsVision;
• задание - позволяет регистрировать задания, присоединять к ним файлы, задавать их свойства, а также отправлять задания исполнителям и контролерам по определенному маршруту;
• задача - предназначена для формирования пакетов связанных заданий;
• процесс - позволяет связать задания по одному документу в единую последовательность. Процесс создается, запускается и исполняется по мере выполнения заданий, из которых он состоит;
• шаблон процесса - позволяет создавать шаблоны некоторых регулярно повторяющихся в организации процессов (например, подготовки еженедельных отчетов). Шаблоны представляют собой заготовки процессов, на основе которых создаются так называемые экземпляры - самостоятельные процессы;
• сообщение - позволяет хранить какое-либо сообщение и ссылку на карточку документа, в связи с которой было создано сообщение. Карточка сообщения может автоматически создаваться: 1) маршрутизатором для автора задания в случае отказа исполнителя от исполнения или при переадресации задания заместителю исполнителя; 2) самим пользователем для хранения в системе сообщения, которое может служить для различных целей;
• бизнес-календарь - позволяет составить рабочий график организации или ее отдельных сотрудников. Ведение бизнес- календарей позволяет рассчитывать, например, сроки выполнения заданий;
• согласование - позволяет автоматизировать некоторые этапы согласования документов.

Модуль «Управление процессами» позволяет автоматизировать управление документами и бизнес-процессами на базе платформы DocsVision, представляет собой систему управления бизнес-процессами (СУБП).
В соответствии со стандартом ISO 9001:2000 в системе DocsVision процесс понимается как «упорядоченная совокупность работ и заданий с указанием их начала и конца и точным определением входов и выходов». Этапу автоматизации процессов в организации предшествует этап их формализации. Инструментарий DocsVision позволяет осуществлять формализацию бизнес-процессов, включая
подпроцессы и вспомогательные процессы (с учетом как синхронного, так и асинхронного их выполнения), которые существуют на предприятии или в организации. Данный модуль тесно интегрируется с другими модулями DocsVision, что позволяет обрабатывать объекты для организации непрерывных процессных последовательностей.
Создание бизнес-процессов производится на основе шаблонов: карточки процесса, схемы процесса, свойств процесса (переменные, шлюзы), функций, входящих в состав процесса. Система DocsVision позволяет осуществлять управление процессами и функциями подразделений и сотрудников с учетом их взаимосвязи.
Имеются также широкие возможности по созданию отчетов о выполнении процессов, задании приоритетов, их контролю и выполнению.
Полная формализация всех процессов на предприятии - задача сложная и долговременная, требующая значительных вложений в обучение сотрудников и адаптацию системы. Возможности DocsVision в данной области поддерживают развитие документационного обеспечения управления на предприятии, строящем систему управления на основе стандартов ISO 9001:2000.
Таким образом, система DocsVision позволяет не только автоматизировать систему делопроизводства на предприятии, но и включает очень широкие возможности для автоматизации процессов с учетом взаимосвязи функций на предприятии. Для работы системы необходим Microsoft SQL Server. Интеграция с программными продуктами Exchange, Axapta, службами Active Directory станет хорошим подспорьем для организаций, строящих свою IT-инфраструктуру на основе программных продуктов Microsoft.
Программные продукты LanDocs, разрабатываемые компанией «ЛАНИТ», служат для построения систем документационного обеспечения управления на предприятиях и в организациях и могут быть адаптированы под любое направление деятельности. С использованием ПО LanDocs могут реализовываться различные решения по построению IT-инфраструктуры предприятия. В рамках рассматриваемой тематики выделим основные из них:

• система автоматизации делопроизводства и документооборота, которая основывается на действующих в России нормах и стандартах для организации учета документов, контроля поручений в соответствии с процессами и функциями подразделений и сотрудников;
• организация доступа к документам на основе защищенного хранилища с возможностью поиска и разграничения доступа пользователей к документам, в том числе хранение электрон
  ных копий бумажных документов (используемые механизмы ЭЦП сертифицированы ФАПСИ);
• поддержка бизнес-процессов организации в соответствии с концепцией Workflow и управление исполнением документов в соответствии с маршрутными схемами;
• система управления контентом для публикации корпоративных документов в Интернет.

Система реализована в рамках двух архитектурных решений: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД фирм Oracle и Microsoft, а также в трехзвенной архитектуре со специализированным веб-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к информации системы через Интернет, используя в качестве платформенно-независимого клиента Microsoft Internet Explorer.
Интеграция с системами электронной почты позволяет органично включить в делопроизводственный контур не только делопроизводителей, но и другие категории персонала организации - исполнителей, руководителей, предоставляя им возможность выполнения операций по делупроизводству в среде MS Outlook (MS Exchange Client) или Lotus Notes.
Система реализует документированный интерфейс прикладного программирования (API), который обеспечивает возможность встраивания сервисов управления документами во внешние Windows- приложения, а также поддержку ряда стандартов, что позволило интегрировать LanDocs с рядом внешних программных систем и специализированным оборудованием - системами электронной почты, системой Fine Reader (для распознавания текстов сканированных документов), системами управления проектами MS Project и Open Plan, сканерным оборудованием (интерфейс TWAIN).
Модуль «Делопроизводство» LanDocs является базовой подсистемой, в которую включены основные функции автоматизации работы канцелярии и ведения электронного делопроизводства (в том числе ведение электронного архива документов):

• регистрация документов - реализована возможность настройки реквизитного состава регистрационной карточки на специфику учета различных видов документов; поддерживается возможность создания и хранения неограниченного числа версий текстов (файлов) документов. Создание и модификация текстов документов осуществляется путем интегрированного вызова соответствующего офисного приложения. Встроены средства сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов, а также распознавания сканированных текстов;
• навигация и поиск документов, сохраняемых в корпоративном хранилище, - обеспечивается поиск документов как по реквизитам регистрационной карточки, так и по текстам документов с учетом морфологии языка;
• отслеживание делопроизводственных связей между документами, группировка документов в сложноструктурированные папки;
• обмен документами и сообщениями, направление документов и заданий на исполнение;
• согласование документов в электронном виде;
• контроль исполнения документов и заданий (при этом система обеспечивает поддержку работы в режиме замещения исполнителя); формирование разнообразной отчетности по документообороту и контролю исполнения.

Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД и функционирует в вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows. Поставляется для работы с СУБД Oracle или MS SQL Server. Снабжена документированным интерфейсом прикладного программирования (API) для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложениях сторонних разработчиков.
OPTIMA-Workflow представляет собой комплексную систему автоматизации документооборота и документопотоков. Основными процессами автоматизации являются:

• создание электронных документов и электронных аналогов бумажных документов (технологии OCR amp; Production Systems);
• регистрация и учет документов (Documents Records);
• групповая работа и коллективный доступ к документам (GroupWare);
• деятельность персонала в соответствии с процессами и функциями, принятыми на предприятии (Workflow);
• информационный обмен, учет версий электронных деловых и хозяйственных документов.

Выпуском данной системы занимается компания UpScale Soft, имеющая статус Microsoft Gold Certified Partner. Выбор данного программного продукта является разумным решением для предприятий, строящих свою IT-инфраструктуру на решениях Microsoft. Демонстрационную версию можно скачать с сайта microsoft.ru (раздел библиотека разработок).
Система базируется на принципах открытой архитектуры, что позволяет достичь высокой степени интеграции с другими системами (сканирование, распознавание текста, электронная почта и др.).
Она ориентирована на автоматизацию бизнес-процессов, что позволяет внедрять ее на предприятиях, управление на которых
строится в соответствии со стандартами ISO 9001:2000. OPTIMA- Workflow является средством для организации конфиденциального документооборота, автоматизирующим создание и обработку объектов, которые вовлекаются в бизнес-процессы на предприятии, а не средством для автоматизации действий по обработке документов. С системой могут использоваться механизмы обеспечения их конфиденциальности, лицензированные (сертифицированные) ФАПСИ средства шифрования информации
Открытая архитектура системы позволяет также адаптировать ее к специфике любой организации. Как и в любой аналогичной системе, необходим в том числе длительный период подготовки к развертыванию, заполнение значительного числа справочников. Система позиционируется как «ориентированная на сопровождение силами персонала, не являющегося специалистами в компьютерных технологиях, а имеющего опыт в сфере делопроизводства» (рис. 6.17).

Для использования возможностей OPTIMA-Workflow в полном объеме необходимо также приобрести Microsoft Exchange Server,

Microsoft SQL Server. Для использования возможностей интеграции с другими продуктами Microsoft желательно также приобрести Microsoft Project Server (имеются возможности обмена данными с этим приложением, используются более широкие возможности визуального представления информации).
Для удобства пользователей существуют модули «доска объявлений», «журнал событий», «инвентаризация», «определение критических путей». Для упрощения работы с отчетами, которые позволяет создавать OPTIMA-Workflow, существует большой выбор шаблонов запросов.
Система позволяет автоматизировать подготовку документов и контроль исполнения поручений с учетом специфики предприятия или организации (рис. 6.18). Могут быть установлены разграничения по доступу к пунктам документа, что обеспечит возможность ознакомиться с содержанием только тех пунктов документа, в которых пользователь упомянут, ко всем прочим доступ будет запрещен. Кроме того, может быть предпринята рассылка уведомлений о постановке на контроль в адрес указанных в документе исполнителей.
Важным преимуществом системы является особый подход к ограничению на тиражирование документов, при котором работа происходит с одним экземпляром документа, а сведения о ходе исполнения, обращения к контролеру, факт выполнения вносятся в сам документ.
В целом система не является «коробочным» решением, готовым к работе здесь и сейчас. Она является основой, конструктором, который может адаптировать документооборот под процессы, действующие на конкретном предприятии.

1. Охарактеризуйте основные функции интернет-портала органа государственного управления, интегрированного с документооборотом.
2. Каковы направления создания функциональной модели документооборота правотворческого процесса?
3. Приведите примеры организации электронного документооборота в банковской сфере.
4. В чем состоят основные преимущества открытого торгового протокола Интернета - IOTP?
5. Дайте характеристику системе размещения государственного заказа и системе электронных сделок. Какова их роль в системе электронной торговли?
6. Охарактеризуйте структуру и управление информационными потоками интегрированной информационной системы автоматизации строительного проектирования.
7. Каковы результаты стандартизации электронного представления медицинских документов?
8. Проведите сопоставительный анализ отечественных систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
9. В чем заключается основное содержание документационного обеспечения управления клиентингом трудоспособности?